Koronan saapuessa keväällä 2020 on ollut koko maailma melko mullillaan. Työtapaamiset sekä kaikki kanssakäyminen jotka on ennen käyty lähikontaktina on siirtynyt digitaaliseen maailmaan.
Näin ollen myös työpaikalla oleva elektroniikka sekä asiakaskontaktien sopiva ylläpitäminen on noussut tapetille. Asiakashallinta on yksi yrityksen tärkeimpiä asioita, joten nyt voit kysyä itseltäsi, että onko yritykselläsi riittävät järjestelmät asiakashallintaan sekä löytyykö työpaikaltasi sopivat laitteet ja koneet millä voi tapaamiset toteuttaa?
Mikä on CRM-järjestelmä?
CRM tarkoittaa englanniksi Customer Relationship Managementia, joka taas tarkoittaa Suomen kielellä asiakashallintaa. Eli kyseessä on siis asiakashallintajärjestelmä. Asiakashallintajärjestelmä on yrityksille kätevä tietokoneella oleva ohjelma, jonka avulla yrityksen työntekijät pysyvät ajan tasalla asiakkaiden kanssa olevista sopimuksista sekä tapaamisista.
Myös myynnin puolella asiakashallintajärjestelmä on avuksi, sillä järjestelmän avulla voi seurata myyntitilastoja ja kaikkea myyntiin liittyvää. CRM-järjestelmä on usein hyvin paljon muokattavissa, ja niitä räätälöidään eri yrityksien käyttöön jatkuvasti, mikä on hyvä juttu, sillä kaikkihan tietävät, että kaikki yritykset eivät toimi samalla tavalla.
Järjestelmät ovat hyvin visuaalisia, ja niiden avulla asiakassuhteet pysyvät hyvin yllä. Järjestelmissä on myös esimerkiksi sähköposti, jonka avulla voi pysyä kontaktissa asiakkaan kanssa, muistutuspalveluita, jotka muistuttavat tärkeistä työtehtävistä joita tulisi hoitaa, sekä muistio, johon voi kirjoittaa ylös tärkeitä muistiinpanoja.
Kaiken kaikkiaan voi todeta, että CRM-järjestelmästä voi olla suuri apu yritykselle, ja näin ollen kaikkien vähänkään suurempien yrityksien tulisi ajatella, olisiko työpaikan koneisiin järkeä hommata crm järjestelmä sillä järjestelmästä on paljon apua monella eri osa-alueella.
Eli jos sinun yritykselläsi ei vielä ole asiakashallintajärjestelmää käytössä, niin nyt jos joskus on sopiva aika alkaa ottamaan asiasta selvää.
Elektroniikka
Sitten päästään elektroniikan maailmaan. Onko työpaikkasi koneet riittävän tehokkaita pyörittämään jokapäiväisiä ohjelmia sekä ovatko ne riittävän nopeita. Tietokoneilla on suuri merkitys erityisesti toimistoilla, sillä hidas kone voi myös hidastaa huomattavasti työntekoa. Myöskin jos koneissa on muita ongelmia, niin silloin on syytä miettiä uusien koneiden hankkimista, sillä tärkeät tiedot ja ohjelmat voivat olla hetkessä kadonneet jos kone meneekin rikki äkillisesti.
Tietokoneiden lisäksi toimistolta löytyy muuta elektroniikkaa, kuten tulostimia, videotykkejä, televisioita, kenties puhelimia, palvelimia, sekä äänentoistolaitteita.
Myös kaikki nämä tulisi pitää kohtuullisesti ajan tasalla, sillä kukaan ei halua, että kiireisenä päivänä tulostin on jumissa tai videotykkiä ei saa toimimaan tärkeän asiakastapaamisen aikana.
Asiakaskontaktien ylläpitämiseen siis kannattaa hankkia kunnon videotykki ja/tai webbikamera sekä televisio, joiden avulla tapaamiset onnistuvat vaivattomasti.
Näitä välineitä ei tule ehkä ajatelleeksi aivan heti kun puhutaan toimiston tärkeimmistä elektroniikkalaitteista. Mutta kuitenkin varsinkin nyt koronan aikana, kun melkein kaikki asiakastapaamiset tapahtuvat internetin välityksellä kannattaa pitää huoli että vehkeet pelittävät ja niiden kuvanlaatu sekä ääni on riittävän hyvällä tasolla.
Myös laitteiden päivitykset sekä viruksenesto-ohjelmat tulee pitää ajan tasalla kaikissa toimiston laitteissa, sillä kun laitteita jää päivittämättä tai jos niissä ei ole suojausta, niin silloin aukeaa mahdollisuus esimerkiksi hakkereille käydä varastamassa tärkeitä yrityksen tai henkilöiden tietoja tai sopimuksia. Näin ei tulisi ikinä käydä, ja tämänlaiset tilanteet on aina ehkäistävissä.
Yhteenveto
Yhteenvetona asiakaskontaktit ovat tärkeä osa yrityksien toimintaa, ja CRM-järjestelmien sekä asianmukaisen elektroniikan avulla yritys voi vaikuttaa itse näiden suhteiden ylläpitämiseen.
